PENGERTIAN ERP (Enterprise Resource Planning) Dalam Sistem Informasi Management

PENGERTIAN ERP (Enterprise Resource Planning) Dalam Sistem Informasi Management

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).

Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).

Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning ,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.

Konsep Dasar ERP

ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.

ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari ystem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

Berikut ini tahapan evolusi ERP :

• Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

• Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.

• Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.

• Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.

• Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:

• Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

• ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

• Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
• Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
• Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
• Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
• Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
• Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :
• Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
• Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
• Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
• Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
• Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
• Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Modul – Modul Standar

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

• Keuangan
• Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
• Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
• Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

• Logistik

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

• Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.

Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

• Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.

• Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.

Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.

• Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

• Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
• Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
• Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

• Pengurangan lead-time
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan sales
• Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
• Peningkatan market share perusahaan
• Pengiriman tepat waktu
• Kinerja pemasok yang lebih baik
• Peningkatan fleksibilitas
• Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Kerugian dan Kelemahan

Enterprise Resource Planning (ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
• Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
• Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
• Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

• Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
• Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
• Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
• Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :

• Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

• Change Managementyang baik.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

• Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

• Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

• Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.

Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

• Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

• Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

• Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

• Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

• Percobaan-percobaan teknologi.

Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

• Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

• Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

• Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:

• 
  
• Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
• Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
• Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

• AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

• ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.

Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

• SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

• Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
• Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
• Skala besar lebih dari US$ 3 juta

Contoh Kasus Implementasi ERP pada Bank Ekonomi

Bank Ekonomi didirikan pada tanggal 8 Maret 1990, Bank Ekonomi dinyatakan oleh Bank Indonesia sebagai bank yang sehat selama 24 bulan berturut-turut sejak pembukaan dan tetap bertahan hingga saat ini. Karena hasil evaluasi yang baik, maka pada tahun 1992, Bank Ekonomi berhasil mengakreditasi status menjadi Bank Devisa sehingga bentuk pelayanan kepada masyarakat semakin dapat diperluas dan dikembangkan.

Pada usia yang ke-19, Bank Ekonomi telah memiliki jaringan kantor cabang dan cabang pembantu sebanyak 92 kantor yang tersebar di 27 kota, seperti : Jakarta, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Cirebon, Semarang, Solo, Kudus, Yogyakarta, Surabaya, Sidoarjo, Malang, Medan, Rantau Prapat, Batam, Palembang, Pekanbaru, Pangkal Pinang, Bandar Lampung, Makassar, Manado, Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Samarinda, dan Denpasar.

Saat ini Bank Ekonomi telah berhasil meningkatkan pelayanan dengan On Line System ke seluruh cabang atau capem dan penyediaan fasilitas ATM yang tersebar di seluruh lokasi strategis. Bank Ekonomi juga bekerja sama dengan jaringan ATM ALTO dan jaringan ATM PRIMA serta Debit PRIMA. Bank Ekonomi juga menyediakan fasilitas phone banking dan internet banking. Yang semuanya itu ditujukan untuk kepuasan nasabah Bank Ekonomi. Pada tahun 2006 menjadi Bank Ekonomi salah satu dari 6 Bank yang mendapatkan “Superbrands Indonesia”, masuk nominasi “Bank Terbaik 2006″ Versi Harian Bisnis Indonesia dan merupakan Bank Berpredikat “Sangat Bagus” dari majalah InfoBank.

Pada tanggal 22 Mei 2009, HSBC Asia Pacific Holdings (UK) Limited telah berhasil menyelesaikan akuisisi 88.89% dari kepemilikan Bank Ekonomi. Pada hari ini, Bank Ekonomi sudah resmi menjadi anggota dari Grup HSBC, yang memiliki lebih dari 9500 kantor di 86 negara dan teritori dengan aset US$ 2.527 miliar (tertanggal 31 Desember 2008), yang sekarang ini merupakan salah satu institusi perbankan dan layanan keuangan internasional terbesar di dunia.

Jajaran Manajemen Bank Ekonomi terus berusaha untuk meningkatkan sinergi perusahaan dan tetap melakukan inovasi-inovasi dan terobosan dalam mempertahankan posisi Bank Ekonomi sebagai bank swasta nasional yang solid dan aman.

Konsep Dasar penerapan ERP

ERP merupakan Sistem Informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim, dan dihitung secara efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik perangkat keras dan perangkat lunak, sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah.

ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, SDM, rantai pasok, dan informasi konsumen. ERP merupakan paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi dan mengintegrasikan informasi serta proses yang berbasis informasi didalam, dan lintas fungsional dalam sebuah organisasi. ERP juga merupakan sistem satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.

Dua komponen utama dari suatu sistem ERP adalah Common database dan modular software design. Common database adalah sistem yang memungkinkan setiap departemen dari perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Menggunakan database memungkinkan informasi umum agar lebih handal, dapat diakses, dan mudah dipakai bersama-sama. Perangkat lunak desain modular (modular software design) adalah berbagai program yang dapat ditambahkan pada individu dasar untuk meningkatkan efisiensi usaha.

Melalui penerapan ERP, lead time dapat ditekan sehingga pengiriman akan lebih terjamin tepat waktu, persediaan di seluruh “Pipeline dalam Supply Chain” dapat ditekan. Dengan demikian, biaya produksi dan distribusi dapat ditekan dan pada gilirannya, pangsa pasar dapat ditingkatkan secara signifikan. Adopsi dan implementasi ERP untuk tahap pertama mengintegrasikan proses bisnis :

Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan

Penjualan distribusi

Pembelian (Logistic – Purchasing)

Keuangan (Finance Accounting)

Cost center

Sistem ERP memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit lain dalam organisasi, contohnya integrasi antara produksi dengan sumber daya manusia. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan lain-lain.

Implementasi ERP pada Bank Ekonomi

Popularitas istilah ERP sebagian besar disebabkan oleh para penjual perangkat lunak aplikasi sistem informasi perusahaan. Salah satu perusahaan yang menerapkan system ERP adalah Bank Ekonomi. Dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM, Bank Ekonomi ingin mengubah sistem manualnya dengan mengubah HR sebagai mitra strategi yaitu menggabungkan aktivitas HR dengan tujuan organisasi/perusahaan. Sistem manual yang mereka gunakan saat ini tidak mampu lagi mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan yang kian pesat, sistem manual yang ada hanya berfungsi sebagai asisten administrasi, padahal mereka membutuhkan sistem HR yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manager sehingga menyebabkan proses pengelolaan HR berjalan tidak efektif, hal ini dinyatakan oleh Valent Kutratio, Kepala Pengembangan Organisasi Bank Ekonomi.

Untuk mengatasi hal tersebut, mereka memerlukan peningkatan terhadap aksesbilitas informasi, agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan mengelola transaksi harian HR di berbagai wilayah dan unit kerja, mampu menyediakan laporan manajemen tingkat tinggi yang sangat diperlukan untuk memberikan arahan yang lebih baik bagi organisasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Implementasi solusi tersebut ditujukan untuk meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan efisiensi data dengan berbasiskan pada fungsi yang menyeluruh dan reputasi internasional yang ditawarkan solusi SAP tersebut. Solusi SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) merupakan solusi HCM lengkap dan terintegrasi, yang memberikan kepada organisasi/perusahaan suatu alat untuk mengelola aset terpenting perusahaan, yaitu karyawan. Solusi ini juga mempermudah para eksekutif, manager sumber daya manusia (HR) dan jajaran manager untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya, melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian para tenaga kerja mereka.

SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) menyediakan fitur dan fungsi untuk membantu user dalam mengelola proses bisnis berikut :

Pelayanan end-user, memungkinkan pengiriman layanan ERP bisnis bersama-sama dengan konten ke seluruh organisasi dan seterusnya. Pengguna akhir proses bisnis pelayanan end-user memberikan beberapa pilihan untuk mengakses layanan ERP, tergantung pada situasi mereka, preferensi mereka, dan konteks bisnis.

Workforce analisis, wawasan mengenai ketepatan waktu tenaga kerja memungkinkan organisasi untuk memperoleh manfaat sepenuhnya dari strategi modal manusia dan mengukur kontribusi tenaga kerja

Kemampuan Proses mulai dari perekrutan melalui pelatihan, pengembangan, dan retensi. Menemukan orang yang tepat, menempatkan bakat terbaik untuk menggunakan, menyelaraskan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan, memaksimalkan dampak pelatihan, dan mempertahankan berkinerja puncak. Dengan ERP SAP HCM, perusahaan dapat mengembangkan dan menggunakan bakat lebih cepat dan fleksibel dibandingkan sebelumnya. Solusi mendukung dan mengintegrasikan semua proses manajemen bakat sehingga perusahaan dapat menarik, mendapatkan, mendidik, dan mengembangkan bakat; mengidentifikasi dan tumbuh pemimpin masa depan, dan menyelaraskan dan memotivasi bakat dengan tujuan perusahaan

Proses tenaga kerja Dengan ERP SAP HCM, perusahaan dapat membakukan dan mengkonsolidasikan semua tenaga kerja yang berhubungan dengan proses dan data ke dalam satu platform, sambil memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang setempat. Solusinya adalah dibangun di atas platform global disesuaikan untuk negara-spesifik kepatuhan hukum dan praktik terbaik sehingga dapat beroperasi dengan bahasa lokal, mata uang, praktik terbaik, dan persyaratan peraturan dalam fasilitas di seluruh dunia.

Penyebaran tenaga kerja, menempatkan orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat untuk posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Membuat tim proyek berdasarkan keterampilan dan ketersediaan, memonitor kemajuan proyek, melacak waktu, dan menganalisa hasil pengambilan keputusan strategis. Dengan penggunaan ERP SAP HCM untuk menugaskan pekerja untuk pekerjaan yang tepat, proyek, dan tim, menyatukan manajemen sumber daya, pelaksanaan proyek, dan keterampilan manajemen dan optimal, jadwal call center staf.

Secara umum yang yang terlihat langsung dalam implementasi proses ERP adalah key user, untuk menggambarkan dan menentukan kebutuhan apa yang diperlukan oleh perusahaan

Manfaat dan Kegagalan ERP

ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang memiliki manfaat untuk :

Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Memungkinkan melakukan integrasi secara global.

Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang terjadi pada sistem yang terpisah.

Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada.

Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta memadukannya.

Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi.

Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara perawatan sistem yang sah.

Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi

Selain manfaat yang ditawarkan, ERP juga dapat mengalami kegagalan apabila pengembangannya tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Berikut ini beberapa faktor penyebab kegagalan dalam pengembangan ERP :

Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Peneliti yang meneliti tentang pencapaian kesuksesan implementasi ERP dipengaruhi oleh banyak faktor seperti pada Tabel 1 berikut :

Penelitian yang melihat dari faktor kegagalan implementasi ERP antara lain Xue, et al. (2005) mengatakan bahwa budaya organisasi, lingkungan organisasi, faktor teknis merupakan faktor kegagalan implementasi ERP. Penelitian ini dilakukan pada 5 perusahaan di Cina yakni perusahaan kosmetik, parmasi, elektronik, furniture, pertambangan. Hasil survey Robbin-Giowa di perusahaan Amerika pada tahun 2001 didapatkan hanya 51 % yang mengalami kegagalan implementasi ERP (IT Cortex, 2003), berbeda dengan di Cina yang diperkirakan tingkat keberhasilan implementasi ERP sebesar 10 % yang disampaikan oleh Zhang et al. 2003. Griffith et al., (1999) melaporkan bahwa tiga per empat proyek ERP telah dipastikan akan gagal dalam implementasi di perusahaan. Olhager dan Selldin (2003) menyatakan bahwa 83,6 % perusahaan di Swedia mengimplementasikan ERP, 9 % sedang implementasi dan 11 % sama sekali tidak berencana untuk implementasi ERP berdasarkan hasil survey terhadap 158 perusahaan.

Kesimpulan

Dengan solusi pengembangan ERP, Bank Ekonomi dapat mengakses informasi yang tepat dengan real time, dapat terhubung dengan banyak orang secara real time dan solusi SAP juga mampu mengintegrasikan proses end-to-end secara ringkas. Mereka juga bisa mendapatkan visibilitas secara mendalam di dalam organisasi dan mampu memenuhi kebutuhan global serta persyaratan legal, termasuk kepatuhan dengan Peraturan Pajak Indonesia.

Namun, kegagalan pengembangan ERP juga bisa saja terjadi apabila perusahaan mengabaikan strategi pengembangan system ERP tersebut. Bukan hanya masalah biaya namun SDM nya pun perlu diperhatikan untuk menerapkan system tersebut.



sumber :

https://mikhlasadiguna.blogspot.co.id/2016/10/pengertian-erp-enterprise-resource_19.html